Сертификационный аудит, добавляющий ценность, в противовес консультированию
1. Введение
Данный документ содержит руководящие указания по вопросу о том, как аудиты третьей стороны системы менеджмента могут приносить дополнительную ценность организации, не ставя под угрозу беспристрастность.
ПРИМЕЧАНИЕ. Следует также обратиться к документу Группы по практике проведения аудитовсоответствия ИСО 9001(APG) «Как добавлять ценность во время процесса аудита».
К видам деятельности, которые могут представлять ценность для организации, но могут и создать потенциальную угрозу беспристрастности, относится предоставление совета или предложений по вопросам о том, как можно достичь соответствия и поддерживать его.
Области, в которых наиболее вероятно возникновение угрозы беспристрастности, включают в себя:
- действия, предшествующие процессу сертификации (такие, как визиты, совещания, обмен сообщениями);
- рассмотрение несоответствий;
- действия в ходе аудита.
2. Действия, предшествующие процессу сертификации
Действия, предшествующие сертификации, могут иметь ценность для организации, так как они могут помочь сертификационному органу во многих отношениях предоставить наиболее оптимальные услуги по сертификации. Однако важно, чтобы действия, предшествующие сертификации, не воспринимались как замена внутреннего аудита, результаты которого могут быть использованы организацией для лучшей подготовки к успешному прохождению этапов сертификации.
Сертификационный орган может проводить ознакомительные визиты, которые обычно используются для определения потребностей клиентов и разъяснения процесса сертификации. Эти визиты обычно проводятся по запросу клиента и могут быть эффективными для разъяснения сертификационного процесса.
По этой причине целями этих визитов следует быть:
- осуществление прямого взаимодействия аудиторов с организацией, так как обмена документами может быть недостаточно для того, чтобы аудиторы смогли «почувствовать пульс» организации;
- достижение четкого представления о деловых и производственных процессах организации, которое будет гораздо лучше, чем после простого чтения документов, которые, к тому же, часто бывают неадекватными;
- объяснение процесса сертификации и, возможно, ответы на вопросы аудитируемой организации в отношении применения требований стандарта.
После внедрения ИСО/МЭК 17021 предсертификационные аудиты можно заменить 1-ой ступенью сертификационного процесса, что является официальной частью сертификационного процесса (см. документ APG «Необходимость двухстадийного подхода к аудитированию»).
3. Рассмотрение несоответствий
Правильным подходом к обращению с несоответствиями со стороны аудиторов является нацеливание аудитируемых организаций на нахождение своего собственного решения выявленных проблем с использованием метода постановки вопросов и стимулирования понимания и осведомленности и без прямых советов о том, как следует решать проблемы.
Организации часто предпочли бы, чтобы аудиторы подсказали быстрое решение для устранения несоответствий. Это может дать организациям краткосрочное удовлетворение, но не приведет к долгосрочным серьезным улучшениям. Поэтому рекомендуется, чтобы аудиторы не предлагали таких быстрых решений.
Чтобы улучшить и поддержать систему менеджмента организации, аудиторам необходимо воспитывать в организации способность устанавливать причины несоответствий. Тогда аудитируемые смогут сами провести анализ коренных причин, решить, как обращаться с проблемами, и определить подходящее решение. Такой подход придаст дополнительную ценность аудиту.
4. Действия в ходе аудита
Наиболее существенная дополнительная ценность для проверяемой организации создается во время проведения аудита.
Вместо простого поиска формального соответствия требованиям стандарта аудиторам следует провести анализ фактической результативности системы менеджмента и выяснить, какие выгоды дает организации и ее клиентам внедрение системы. Другими словами, им следует попытаться определить, действительно ли система менеджмента используется для поддержания и постоянного улучшения деятельности организации и ее способности создавать желаемые результаты, удовлетворяя ожидания потребителей и выполняя законодательные и нормативные требования. С этой целью аудиторам следует иметь реальные знание и понимание технических и управленческих вопросов, связанных со сферой бизнеса и отраслью, в которых работает проверяемая организация.
Аудит следует проводить путем:
- изучения процессов организации;
- обсуждения вопросов с собственниками процессов и другими соответствующими сотрудниками;
- определения приоритетов при оценке критических областей и выявления связанных с ними рисков.
Открытые обсуждения с людьми, которые напрямую ответственны за управление организацией, могут, не создавая угрозы беспристрастности и целостности аудита, дать возможность более результативно использовать аудиторские ресурсы и время аудита и принести большую пользу организации.
«Выходом» таких аудитов обычно является отчет, который касается тем, выходящих за рамки простой констатации соответствия требованиям стандарта, и отражает возможности для улучшения бизнес-деятельности в целом, не предлагая конкретных решений. Такие отчеты следует адресовать высшему руководству организации.
Дата публикации: 15 июля 2008 г.