Выдача сертификата или отказ в выдаче сертификата
По завершении аудита и подтверждения устранения всех критических несоответствий с текущего аудита или решения руководителя команды, отраженного в отчетной документации о невозможности выдачи сертификата при сертификационном/повторном аудите или продления действия сертификата в случае наблюдательного аудита, отчетная документация по аудиту представляется руководителем команды по аудиту в Орган по сертификации и направляется на проверку уполномоченным лицам.
Лица, привлекаемые к проверке отчетной документации, не должны принимать участия в данном аудите.
В случае принятия решения о выдаче, сокращении или расширении области действия сертификата соответствия заказчику выдается сертификат соответствия установленной формы.
В случае применения схемы объединенной (мультисайт) сертификации к сертификату соответствия выдается приложение установленной формы.
По итогам аудита интегрированной системы менеджмента заказчику выдается единый сертификат, охватывающий все стандарты, по которым проводился аудита. По желанию заказчика могут быть выданы отдельные сертификаты по каждому из стандартов, упомянутых в тексте единого сертификата на интегрированную систему менеджмента. В этом случае на таких сертификатах проставляется номер только того стандарта, который упоминается на сертификате.
На выданных оригиналах сертификатов соответствия и приложения к ним размещаются голограммы.
Для локаций, указанных в приложении к сертификату соответствия и реализующих область применения, по желанию заказчика могут быть оформлены подсертификаты, номер которого состоит из номера основного сертификата с добавлением порядкового номера локации через наклонную черту (/1, /2 и т.д.). На тексте подсертификата присутствует фраза «Данный сертификат действителен только вместе с основным сертификатом».
При первичной сертификации период действия сертификата начинается с даты принятия решения о сертификации и заканчивается через 3 года минус 1 день.
При повторном аудите в рамках ресертификации:
- Если новое решение о сертификации было принято не ранее 3-х месяцев до истечения срока действия сертификата и речь не идет о "преждевременном" повторном аудите, то новый трехлетний период действия сертификата добавляется к сроку окончания действия предыдущего сертификата, а именно: датой начала действия нового сертификата будет дата окончания предыдущего сертификата плюс 1 день, датой окончания - дата истечения срока действия предыдущего сертификата плюс 3 года.
- Если решение о сертификации принимается после окончания срока действия сертификата, но не позже 6 месяцев, то срок действия нового сертификата начинается с даты принятия решения, а заканчивается датой истечения срока действия предыдущего сертификата плюс 3 года. В период между сроком окончания действия предыдущего сертификата и принятием решения о ресертификации система менеджмента организации считается несертифицированной.
Сертифицированным заказчикам предоставляется право использовать в рекламных целях сертификационный знак Органа по сертификации установленной формы.
Информация о выданных сертификатах под аккредитацией NABCB (с логотипом IAF MLA) заносится в международную базу аккредитованных сертификатов IAF CertCearch.
Расширение области применения
В случае проведения расширительного аудита автономно, он рассматривается как первичная сертификация.
При положительных результатах расширительного аудита оформляется новый сертификат с указанием в нем расширенной области применения и с сохранением срока действия предыдущего сертификата.
При отрицательных итогах сертификации расширяемой области Орган по сертификации вправе сохранить в силе действующий сертификат.
Сокращение области сертификации
Если сертифицированный заказчик постоянно или серьезно нарушает требования к сертификации в каких-то частях области сертификации, Орган по сертификации принимает решение о сокращении областей сертификации заказчика, исключив из нее те части, которые не соответствуют требованиям.
При сокращении области применения сертификат переоформляется с указанием суженной области применения, при этом срок окончания действия сертификата не меняется.
Сертификация по дополнительному стандарту(ам)
При положительных итогах расширительного аудита оформляется новый сертификат с указанием в нем дополнительного стандарта и с сохранением области применения системы менеджмента и срока действия предыдущего сертификата.
Приостановка действия сертификата, отмена действия (аннулирование) сертификата
Орган по сертификации приостанавливает действие сертификата или отменяет его действие (аннулирует сертификат), если:
- сертифицированная система менеджмента клиента постоянно или серьезно нарушает требования к сертификации, включая требования к результативности системы менеджмента;
- заказчик не проинформировал или проинформировал с опозданием Орган по сертификации об изменениях, являющихся существенными для сертификации;
- сертификат используется с нарушением правил его пользования;
- результаты наблюдательного аудита свидетельствует о неоправданности продления сертификата;
- начата процедура банкротства в отношении заказчика;
- отплата не поступила в течение срока, установленного договором на сертификацию;
- наблюдательные аудиты не были проведены в установленный срок по причинам, зависящим от заказчика;
- пользование сертификатом или продление срока действия сертификата запрещено, например, в административном порядке или по решению органа по аккредитации;
- заказчик захотел добровольно приостановить действие сертификата.
Действие сертификата приостанавливается, если наблюдательные аудиты не были проведены в течение установленных сроков:
- для 1-го наблюдательного аудита, следующего за первичной сертификацией: в течение 12 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для 1-го наблюдательного аудита, не следующего за первичной сертификацией: в течение 15 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для 2-го наблюдательного аудита: в течение 27 месяцев с даты принятия решения о сертификации;
- для всех наблюдательных аудитов: один раз в календарном году за исключением года ресертификации.
Во время приостановки действия сертификата система менеджмента заказчика временно считается несертифицированной. В большинстве случаев приостановка действия сертификата не должна превышать 6 месяцев.
Орган по сертификации восстанавливает действие сертификата, если те проблемы, которые привели к приостановке действия сертификата, успешно решены.
Неспособность решить проблемы, явившиеся причиной приостановки действия сертификата, в установленный сертифицирующим Органом срок ведет к отзыву сертификата или сокращению области сертификации.
Учет изменений в реквизитах сертифицированной организации
После подтверждения всех изменений заказчику оформляется новый сертификат с уточненными данными, актуальной датой выдачи, но без изменения срока окончания его действия.
Сертификаты, ставшие недействительными в связи с изменениями, должны быть возвращены заказчиком в Орган по сертификации.