Организация, имеющая намерения сертифицировать свою систему менеджмента качества, направляет в Орган по сертификации скан в pdf-формате заполненную заявку на сертификацию, дополненную, при необходимости, сканами в pdf-формате заполненных форм, отражающих особенности сертификации:
- по стандарту ISO 9001:2015 / ГОСТ Р ИСО 9001-2015
- по стандарту ISO 14001:2015 / ГОСТ Р ИСО 14001-2016
- по стандарту ISO 45001:2018 / ГОСТ Р ИСО 45001-2020
- по стандарту ISO 50001:2018
- по стандарту ISO/IEC 27001:2013
- по стандарту ISO 37001:2016
- по стандартам ISO 28000:2007 и ISO 28000:2022
- по стандарту ISO 55001:2014
- по стандарту ГОСТ Р 58139-2018
При необходимости сотрудники Органа по сертификации:
- дадут пояснения представителям заявителя по вопросам заполнения заявки,
- запросят у заявителя дополнительную информацию или
- уточнят представленную информацию.
На основе анализа полученной информации проводится проверка наличия у Органа по сертификации кодов аккредитации, соответствующих профилю деятельности заявителя, возможности формирования соответствующей компетентной команды по аудиту, а также наличия соответствующего компетентного специалиста для принятия решения о сертификации после проведения аудита.
В случае невозможности выполнения работ причины отклонения заявки фиксируются письменно и доводятся до сведения заявителю.
В случае положительного решения о возможности проведения сертификации заявка принимается в работу, в результате которой:
1. Разрабатывается программа аудитов, которая включает в себя двухступенчатый сертификационный аудит, наблюдательные аудиты в первый и второй годы действия сертификата, а также повторный аудит в третьем году до истечения срока действия сертификата. Первый трехлетний сертификационный цикл начинается с момента принятия решения о первичной сертификации. Последующие циклы начинаются с принятия решения о выдаче сертификата.
При разработке программы учитываются особенности, связанные:
- с наличием у заявителя нескольких обособленных подразделений;
- с сертификацией системы менеджмента на соответствие одновременно нескольким стандартам;
- с переходом (трансфером) заказчика из другого Органа по сертификации.
2. Проводится калькулирование и расчет трудоемкости и стоимости работ.
3. Заказчику направляется коммерческое предложение с указанием основных этапов работ и их стоимости.
4. В случае принципиального согласия заказчика с коммерческим предложением готовится и направляется заказчику проект договора на выполнение работ, включающий приложение № 1, отражающее программу аудитов и трудоемкость работ, а также приложение № 2 с указанием обязанностей заказчика в рамках процесса сертификации.
В том случае, если с заявителем не заключается прямой договор на выполнение работ на сертификацию (например, в связи с оплатой выполняемых Органом по сертификации услуг третьим лицом) или с заявителем заключается разовый договор на проведение одного аудита, то с заявителем заключается Соглашение на сертификацию на весь срок действия выдаваемого сертификата в соответствии. Программа аудитов оформляется тогда в качестве приложения № 1 к Соглашению на сертификацию.
Если в течение сертификационного цикла в сертифицированной организации происходят существенные изменения, влияющие на программу аудитов и/или калькулирование трудозатрат, программа аудитов и калькуляции соответствующим образом корректируются.