Сборник руководств Группы по практике аудитирования

Документирование несоответствия

В фокусе аудита любой системы менеджмента стоит определение того, разработана ли система менеджмента, результативно ли она внедрена и поддерживается ли она в рабочем состоянии. Организация становится зарегистрированной/сертифицированной на основе того, что она результативно внедрила систему менеджмента, которая соответствует требованиям ИСО 9001. Итак, акцент аудита системы менеджмента следует сделать на верификации соответствия, а не на документировании несоответствий.

Аудиторам следует поддерживать позитивный подход и искать факты, а не ошибки или несоответствия. Однако когда свидетельства аудита устанавливают, что есть несоответствие, важно, чтобы несоответствие было правильно документально оформлено.

Что является несоответствием? Согласно определению в ИСО 9000 (пункт 3.6.2) несоответствие – это «невыполнение требования».

Хорошо документированное несоответствие содержит три части:

• свидетельство аудита, чтобы поддерживать полученные аудитором результаты;
• запись требования, относительно которого обнаружено несоответствие;
• формулировка несоответствия.

И хотя нужно обращаться ко всем частям, в реальной практике в первую очередь идентифицируется и документируется первая часть, т.е. свидетельство аудита. Так происходит потому, что компетентный аудитор по ходу аудита будет наблюдать ситуации, которые по его «ощущениям» могут быть потенциальным несоответствием, даже если он в тот момент времени может не быть на 100% уверенным в этом. В таких случаях компетентный аудитор документирует свидетельство потенциального несоответствия в своих заметках по аудиту, после чего будет искать дополнительные факты для подтверждения того, действительно ли это несоответствие.

Если свидетельства аудита нет, то нет и несоответствия. Если свидетельство есть – оно обязано быть документировано как несоответствие, а не быть переведено в более мягкую классификацию (например: «наблюдения», «возможности для улучшения», «рекомендации» и т.д.). В долгосрочном плане использование подобных более мягких классификаций не приносит пользы ни организации, ни ее потребителям, ни органу по сертификации/регистрации, так как это снижает приоритетность рисков, связанных с несоответствием, которую использует при принятии решений о необходимости корректирующих действий.

Свидетельство аудита следует документировать и достаточно подробно описывать, чтобы дать возможность аудитируемой организации найти и точно подтвердить то, что заметил аудитор.

Следующий шаг, который нужно будет предпринять аудитору, – идентифицировать и записать конкретное требование, которое не выполняется. Помните, что несоответствие – это невыполнение требования, поэтому если аудитор не может идентифицировать требование, то он не может признать наличие несоответствия.

Требования могут исходить из многих источников. Например, они могут быть установлены в ИСО 9001, в системе менеджмента организации (внутренние требования), в применимых нормах и правилах или установлены потребителем организации. После того как несоответствие относительно определенного требования подтверждается, его нужно документально оформить. Запись может быть сделана очень просто: например как ссылка на стандарт и его соответствующий раздел (подраздел, пункт).

Примечание. ИСО 9001 содержит разделы, которые включают более одного требования. Важно, чтобы аудитор идентифицировал и записал конкретное требование, четко относящееся к несоответствию, например, выписывая из стандарта точный текст требования, которое применимо к свидетельству аудита. Это относится также и к другим источникам требований.

Заключительная (и наиболее важная) часть документирования несоответствия состоит в написании формулировки несоответствия. Формулировка несоответствия дает начало анализу причины, коррекции и корректирующему действию, осуществляемым организацией, поэтому ей необходимо быть точной.

Формулировке несоответствия следует:

• быть понятной без пояснений и относиться к системе;
• быть однозначной, лингвистически правильной и по возможности краткой;
• не быть новой формулировкой свидетельства аудита и не использоваться вместо свидетельства аудита.

В общем, хорошо документированное несоответствие будет иметь три части:

• свидетельство аудита;
• требование и
• формулировку несоответствия.

Если все три части несоответствия хорошо документированы, то аудитируемое лицо или любой другой знающий человек будет в состоянии прочитать и понять несоответствие. Это также будет служить полезной записью для будущих ссылок.

Чтобы обеспечить прослеживаемость, способствовать проведению анализа в целях поиска улучшений и получению свидетельств завершения корректирующих действий, важно, чтобы несоответствия записывались и документировались систематическим образом. Простым способом достижения этого является использование формы «Отчет о несоответствии». Смотрите пример такой формы в приложении А ниже.

Приложение А.

Пример формы «Отчет о несоответствии»

Дата публикации: 5 июня 2009 г.