Как аудитировать процессы высшего руководства
Признавая, что аудитирование высшего руководства является чувствительным вопросом, настоящий документ содержит руководящие указания по проведению этого вида аудитирования.
Аудиторам следует вовлекать высшее руководство в аудит, т.е. приглашать его на вступительное и заключительное совещания, выделять в плане аудита достаточно времени для интервьюирования высших руководителей, обсуждать непосредственно с ними результаты аудита, искать свидетельства выполнения их обязательств и т.д. Важно перенести фокус внимания от менеджера качества на высшее руководство организации.
Аудитору следует рассматривать виды деятельности высшего руководства как процессы и аудитировать их соответствующим образом.
1. Стадия планирования
Аудитору нужно выявить процессы высшего руководства и:
а) понять организацию и структуру ее менеджмента путем анализа такой информации, как организационные схемы, ежегодные отчеты, бизнес-планы, очерки истории компании, пресс-релизы, веб-сайты;
б) предусмотреть в плане аудита получение соответствующей информации, касающейся обязательств высшего руководства, непосредственно от высшего руководства или путем его интервьюирования;
в) понять культуру организации и ее высшего руководства, чтобы установить их влияние на план аудита и сделать соответствующие корректировки;
г) профессионально подходить к собственному внешнему виду путем выявления принятой в организации манеры одеваться;
д) запланировать время для интервьюирования высшего руководства так, чтобы обеспечить его удобство и пунктуальность.
Аудитора с ограниченным опытом аудитирования не следует назначать для интервьюирования высшего руководства.
2. Проведение аудита
Общими методами оценивания обязательств высшего руководства являются следующие:
2.1. Интервьюирование высшего руководства
Используя подходящую для высшего руководства бизнес-терминологию, аудитор может задавать соответствующие вопросы, чтобы:
а) попытаться получить свидетельства осведомленности высшего руководства относительно проблем качества, а также наличия у него обязательств по отношению к качеству и их адекватности общим целям и системе менеджмента организации;
б) установить свидетельства соответствия ответственности руководства требованиям ИСО 9001.
2.2. Сбор и подтверждение свидетельств
Аудитору/команде по аудиту следует постоянно искать возможности для подтверждения ответов, полученных во время интервьюирования высшего руководства.
Это включает:
а) анализ наличия и уместности политик и целей;
б) анализ связей между политиками и целями;
в) получение свидетельств того, что политики и цели понятны во всей организации и результативно реализуются;
г) установление пригодности политики и целей для постоянного улучшения системы менеджмента качества и для достижения удовлетворенности потребителя;
д) установление степени вовлеченности высшего руководства в проведение анализа системы менеджмента качества.
Для предоставления необходимого подтверждения могут понадобиться дополнительное интервьюирование и сбор свидетельств.
Команде по аудиту следует обеспечить, чтобы собирались также любые дополнительные свидетельства выполнения обязательств высшего руководства.
Аудитору/команде по аудиту следует анализировать собранные свидетельства, чтобы обеспечить полноту и правильность информации, а также доверие к сделанным заключениям.
3. Составление отчета об аудите
Аудиторам следует готовить свои отчеты об аудите так, чтобы сделать их подходящими для представления высшему руководству организаций. Может быть уместным представить соответствующее краткое обобщение/резюме отчета об аудите, пригодное для представления высшему руководству и ключевым заинтересованным сторонам организации. В таком обобщении/резюме следует выделить как положительные, так и отрицательные ключевые результаты аудита и идентифицировать возможности для улучшения.
Дата публикации: 14 октября 2004 г.