Руководство по культурным аспектам аудитирования
1. Введение
В ходе своей работы аудиторы могут быть привлечены к проведению аудитов организаций с очень разными внутрикорпоративными, а также этическими, социальными, экономическими, политическими или религиозными культурами.
Для аудиторов очень важно быть «чуткими» к таким аспектам внутрифирменной культуры во избежание возможных конфликтов, но при этом оставаться беспристрастными при проведении аудита и достижении целей аудита.
Аудиторы также должны уметь выразить свои мысли, используя слова и терминологию, которые будут поняты, особенно когда применяемый для общения язык играет большую роль. Важно помнить, что на аудитора возлагается ответственность «подстроиться» под характер языка аудитируемой организации и что недостатки языковых навыков у представителей аудитируемой организации не должны влиять на результат аудита. Следует также иметь в виду возможное отличие культурных и языковых аспектов в различных частях организации, например, в случае многонациональной корпорации.
2. Руководящие указания
Аспекты, связанные с культурой, необходимо учитывать на всех этапах аудита.
1) Планирование аудита
а. Самое лучшее время для того, чтобы учесть все возможные аспекты, связанные с культурой, – это этап планирования. Это может касаться следующего:
i. Отбора команды по аудиту (учет личностных характеристик, включая пол аудиторов, знание языка, навыков общения, понимание сути потенциальных конфликтов, связанных с аспектами культуры).
ii. Плана аудита (учет типичного рабочего времени, обычаев, выходных дней, времени обеда, молитв и т.п.).
iii. Определения необходимости в независимом переводе и в дополнительном времени, необходимом для перевода.
iv. Обеспечения понимания в команде по аудиту всех тех чувствительных областей культуры, по отношению к которым необходимо быть особенно внимательным из-за их специфики.
б. Везде, где это возможно, желательно привлекать аудиторов, знакомых с местными языками и традициями. В качестве альтернативы можно перед проведением аудита провести соответствующий инструктаж.
в. Любые значительные аспекты, связанные с культурой, необходимо оценить уже во время первой ступени аудита и, при необходимости, внести соответствующие изменения до начала второй ступени аудита и последующих аудитов.
2) Внутрикорпоративная культура
Все организации индивидуальны, и не существует «стандартной» корпоративной культуры. Внутренняя культура может быть независимой по отношению к внешней культуре, в которой существует организация. Есть много аспектов, которые необходимо учесть. Примеры некоторых из них перечислены ниже:
а) Степень официальности/ форма одежды
Аудиторы могут оказаться в невыгодном с точки зрения психологии положении, если он/она будут одеты слишком неофициально, поэтому большинство сертифицирующих органов устанавливают соответствующие требования к форме одежды. Также важно, чтобы аудитор не был «чрезмерно разодет», вызывая тем самым риск того, что аудитируемые почувствуют себя некомфортно или угнетенно, что окажет влияние на результаты аудита. Полезный совет во время подготовки к аудиту – «одеваться, как директор организации». Аудит фермы в тропической стране требует иной одежды, чем аудит коммерческого банка в финансовой столице с холодным климатом. Предварительные посещения, первая стадия аудита, здравый смысл и чувство меры – полезные инструменты при принятии решения относительно стиля одежды.
б) Организационная иерархия
Важно понять, что официальный необязательно означает хороший, а неофициальный - плохой. Некоторые успешные организации очень неформальны в своем стиле менеджмента и, в частности, во взаимоотношениях и коммуникации между различными уровнями иерархии.
Аудиторы должны с уважением и с пониманием относиться к установленному в организации «протоколу» отношений между различными иерархическими уровнями, но при этом не уходить от прямой коммуникации с лицом, который в действительности выполняет работу. Необходимо во что бы то ни стало избегать тенденции «разговаривать только с менеджером», хотя может быть необходимым выделить какое-то время для разговора с менеджером тет-а-тет, чтобы избежать затруднений.
в) Подход в случае отрицательных результатов аудита
Очень важно при обнаружении во время аудита любых отклонений тщательно их документировать и довести до сведения организации (см. также Руководство «Документирование несоответствий»). В некоторых организациях культура такова, что в них очень чувствительно относятся к отчетам о несоответствиях и пытаются «занять оборону», в некоторых случаях руководство пытается «найти виновных». Это может повлечь дополнительную натянутость общения во время аудита, но не должно «удерживать» аудитора от установления несоответствий. Было бы целесообразно особо обратить внимание на то, что целью аудита является проверка системы, а не отдельных личностей – об этом следует упомянуть еще на вступительном совещании.
3)Внешняя (местная или региональная) культура
Невозможно предоставить детальное руководство по всем ситуациям, связанным с культурными аспектами, которые аудитору следует учитывать, однако некоторые основные рекомендации будут полезными всегда. Например, следует учитывать:
- язык;
- традиции в еде и напитках;
- социальное неравенство;
- половые отличия;
- стиль одежды;
- язык тела (невербальную коммуникацию);
- самоуважение и национальную гордость (и, в частности, отношение к выявленным несоответствиям);
- религиозные верования и даты основных религиозных праздников и торжеств;
- местные традиции;
- острые политические вопросы.
В общем, золотым правилом для аудитора является его непричастность к дискуссиям на политические и религиозные темы, вместе с тем, получение представления об этих и других возможных культурных аспектах перед проведением аудита может помочь предотвратить скованность в общении или конфликты на более поздних этапах.
Аудиторы должны всегда пытаться подстроиться под местную культуру, но таким образом, чтобы это не повлияло на цели и результаты аудита.
Дата публикации: 8 декабря 2006 г.