Аудитирование результативности внутренних аудитов
1. Введение
Организациям, стремящимся иметь подходящую, адекватную и результативную систему менеджмента качества, необходимо проводить внутренние аудиты для обеспечения того, чтобы СМК функционировала так, как предполагалось, и чтобы выявлять слабые связи в системе, равно как и потенциальные возможности для улучшения. Внутренний аудит действует как механизм обратной связи для высшего руководства; он может дать высшему руководству и другим заинтересованным сторонам гарантию того, что система соответствует требованиям ИСО 9001. То, как осуществляется менеджмент процесса внутреннего аудита, является ключевым фактором для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
2. Требования и руководящие указания
2.1. В пункте 8.2.2 ИСО 9001 изложено следующее:
Программа аудитов должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и областей, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов.
Назначение этого требования – фокусировать программу внутренних аудитов на те процессы и области, история которых указывает на появление проблем или на то, что проблемы, вероятно, не исчезли и/или появятся (из-за характера самих процессов). Источниками этих проблем могут быть человеческие факторы, возможности процессов, точность измерений, меняющиеся требования потребителей, изменения в производственной среде и т.д.
В программе внутренних аудитов приоритет следует отдавать процессам с высокими уровнями риска недостатков или несоответствий.
Особое внимание следует уделять процессам, где высокий уровень риска определяют такие факторы, как:
- тяжелые последствия снижения возможностей процесса;
- неудовлетворенность потребителя;
- несоответствие продукции (или процесса) законодательным и нормативным требованиям.
2.2. В пункте 8.2.1.3 ИСО 9004:2000 отмечено следующее:
Высшему руководству следует обеспечить создание результативного и эффективного процесса внутреннего аудита для оценки сильных и слабых сторон системы менеджмента качества. Процесс внутреннего аудита служит руководству инструментом для независимой оценки любого выбранного процесса или вида деятельности. Процесс внутреннего аудита представляет собой независимый инструмент для получения объективных свидетельств того, что существующие требования выполнены, поскольку внутренний аудит оценивает результативность и эффективность организации.
Данное руководящее указание из ИСО 9004 подчеркивает необходимость результативного использования ресурсов при проведении внутренних аудитов. (Обратите внимание, что это руководящее указание ИСО 9004 не является проверяемым требованием для оценки соответствия ИСО 9001.)
3. Руководящие указания по аудиту
Когда аудиторы третьей стороны проверяют процессы внутреннего аудита, им следует оценивать такие вопросы, как:
- компетентность, которая необходима для проведения внутреннего аудита и которая фактически имеется;
- анализ рисков, выполненный организацией при планировании внутренних аудитов (если таковой проведен);
- степень участия руководства в процессе внутреннего аудита;
- руководящие указания, содержащиеся в ИСО 19011 (но обратите внимание, что ИСО 9001:2000 не требует, чтобы организация использовала ИСО 19011), и
- способ, каким результаты процесса внутреннего аудита используются организацией для оценивания результативности ее СМК и выявления возможностей ее улучшения.
Аудитору третьей стороны необходимо:
а) Оценивать подход организации к идентификации критических областей, равно как и других параметров.
Например:
- выявила ли организация:
- процессы, которые являются критическими для обеспечения качества продукции,
- сложные процессы или те, которым необходимо специальное внимание,
- процессы, которые необходимо валидировать,
- процессы, для которых необходимо квалифицировать персонал,
- процессы, которым необходим тщательный мониторинг их параметров,
- деятельность по мониторингу и измерению, которая требует частой калибровки и/или верификации,
- «сквозные» виды деятельности и процессы, осуществляемые в нескольких местах и/или которые являются трудоемкими, и т.д.,
- процессы, где появились проблемы или риски их возникновения,
- показатели функционирования процессов, которые определяют меры результативности и эффективности, и согласовала ли она эти меры с общими целями и задачами организации;
- использует ли организация вышеуказанную информацию при установлении частоты аудита таких процессов и видов деятельности.
б) Оценивать компетентность внутренних аудиторов и команд по аудиту организации.
Следует получить свидетельства того, что организация:
- установила требования к компетентности своих внутренних аудиторов;
- осуществила их соответствующую подготовку;
- имеет процесс мониторинга деятельности своих внутренних аудиторов и команд по аудиту;
- имеет в своих командах по аудиту персонал, обладающий соответствующими специфическими отраслевыми знаниями (с тем, чтобы он был способен идентифицировать места, где есть вероятность того, что отклонение в отдельном процессе или виде деятельности может привести к значительным последствиям для качества продукции).
Следует также сделать оценку того, осознают ли внутренние аудиторы присущий доверию риск, которому может подвергаться результат процесса аудита, если:
- им не удается учесть то, что является существенным для результата аудита;
- они отбирают для примеров неподходящую выборку;
- они придают значение свидетельствам, собранным неподходящим образом, или
- они отклоняются от плана и процедур внутреннего аудита.
в) Оценивать планирование аудитов.
Организации следует быть способной максимально использовать имеющиеся ресурсы в ходе проведения деятельности по внутреннему аудиту. Это может быть облегчено принятием основанного на рисках подхода к планированию внутренних аудитов.
Следует выяснить, рассмотрела ли организация (через свой процесс внутреннего аудита) использование основанного на рисках подхода при разработке плана внутреннего аудита, чтобы обеспечить результативное и эффективное использование ресурсов. Следует также обеспечивать минимизацию присущих процессу аудита и результатам аудита рисков неудачи.
Организации следует иметь процесс использования результатов предыдущих аудитов при планировании будущих внутренних аудитов.
г) Искать свидетельства того, что организация внедрила результативную программу внутренних аудитов.
Принимая во внимание вышеуказанные факторы и проверяя, ведет ли процесс внутреннего аудита к каким-либо ощутимым улучшениям СМК, аудитору третьей стороны следует быть способным сформировать суждение о том, внедрила ли организация результативную программу внутренних аудитов и предоставляют ли результаты внутренних аудитов свидетельства для анализа результативности СМК.
Дата публикации: 5 июня 2009 г.