Роль и ценность контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа)
Введение
Настоящий документ содержит информацию о роли контрольного перечня вопросов по аудиту (чек-листа) и его использовании в целях активной поддержки процесса аудита.
Несмотря на то, что документ адресован в первую очередь внешним аудитирующим организациям (включая органы по регистрации и сертификации), содержащаяся в нем информация может в равной степени использоваться любой организацией, проводящей внутренние аудиты.
Необходимость в контрольных перечнях вопросов (чек-листах)
ИСО 19011, как действующий стандарт на проведение аудитов, включает раздел 6.4.3 «Подготовка рабочих документов». Нижеследующий текст является выдержкой из этого раздела:
Членам команды по аудиту следует проанализировать информацию, относящуюся к установленным им заданиям на аудит, и подготовить рабочие документы, которые необходимы для использования в качестве справочных документов и для протоколирования хода аудита. Такие документы могут включать:
- контрольные перечни вопросов (чек-листы) и планы выборочного контроля, а также
- формы для записи информации, такой, как поддерживающие свидетельства, результаты аудита и протоколы совещаний.
Использование контрольных перечней вопросов (чек-листов) и форм не должно ограничивать диапазон деятельности по аудиту, который может меняться в результате собранной в ходе аудита информации.
Использование контрольных перечней вопросов по аудиту (чек-листов)
Хотя требования о контрольных перечнях вопросов по аудиту (чек-листах) не всегда содержатся в стандартах на системы менеджмента, они являются одним из инструментов, имеющихся в наличии в «инструментальном ящике аудитора». Многие организации будут использовать их для обеспечения того, чтобы аудит как минимум охватывал требования, определенные областью проведения аудита.
Ниже показан пример подхода к аудитированию:
Полезно аудитировать от системы менеджмента качества организации к требованиям. Контрольный перечень вопросов по аудиту (чек-лист) можно использовать для обеспечения того, чтобы обращаться ко всем соответствующим требованиям ИСО 9001.
Преимущества
Имеющаяся на рынке литература в отношении использования контрольных перечней вопросов (чек-листов) отмечает следующее:
1. Разработанные для конкретного аудита и правильно используемые контрольные перечни вопросов (чек-листы):
а) Способствуют правильному планированию аудита.
б) Обеспечивают последовательный подход к аудиту.
в) Действуют как план выборочного контроля и менеджер времени.
г) Служат средством памяти.
д) Предоставляют хранилище для заметок, собранных во время процесса аудита (заметки на полях вопросника).
1. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) по аудиту необходимо разрабатывать для поддержки процесса аудита.
2. Необходимо обучать аудиторов использованию конкретного контрольного перечня вопросов (чек-листа) и показывать, как его использовать, чтобы, применяя хорошие методики опроса, получать максимум информации.
3. Контрольным перечням вопросов (чек-листам) следует быть помощником аудитора для лучшего осуществления его деятельности.
4. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) помогают обеспечивать, чтобы аудит проводился систематическим и всесторонним образом и чтобы были получены адекватные свидетельства.
5. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) могут обеспечить структурированность и целостность аудита, а также обеспечивать уверенность в том, что аудитом будет охвачена вся область проведения аудита.
6. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) могут стать средством коммуникации и местом записей данных для использования их в качестве будущих ссылок.
7. Заполненный контрольный перечень вопросов (чек-лист) является объективным свидетельством того, что аудит был выполнен.
8. Контрольный перечень вопросов (чек-лист) может представлять собой запись о том, что СМК была проверена.
9. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) могут использоваться как информационная база для планирования будущих аудитов.
10. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) могут быть предоставлены аудитируемой организации перед аудитом на месте.
Недостатки
Когда контрольные перечни вопросов по аудиту (чек-листы) отсутствуют или они плохо подготовлены, отмечаются следующие проблемы/озабоченности:
1. На контрольный перечень вопросов (чек-лист) могут смотреть как на нечто пугающее аудитируемых.
2. Нацеленность контрольного перечня вопросов (чек-листа) может быть слишком узкой и ее не хватит для идентификации некоторых специфических проблемных областей.
3. Контрольные перечни вопросов (чек-листы) являются инструментом помощи аудитору, но будут сдерживающим фактором, если их использовать в качестве механизма только поддержки аудитора.
4. Контрольным перечням вопросов (чек-листам) не следует быть заменой планирования аудита.
5. Неопытный аудитор может быть не в состоянии четко сообщать, что он ищет, если при формулировке своих вопросов он очень сильно зависит от контрольного перечня вопросов (чек-листа).
6. Плохо подготовленные контрольные перечни вопросов (чек-листы) могут замедлить аудит из-за дублирования и повторов.
7. Обобщенные (универсальные) контрольные перечни вопросов (чек-листы), которые не отражают конкретную систему менеджмента организации, могут не добавить никакой ценности и мешать аудиту.
8. Узконаправленные контрольные перечни вопросов (чек-листы) сужают возможность для уникальных вопросов и применения оригинальных подходов к оценке.
Заключение
В использовании контрольных перечней вопросов по аудиту (чек-листов) есть свои преимущества и свои недостатки. Все зависит от многих факторов, включая потребности клиента, ограничения по времени и затратам, опыт аудитора и отраслевые особенности. Аудиторам следует видеть ценность контрольных перечней вопросов по аудиту (чек-листов) в помощи, которую они оказывают в процессе аудита, и рассматривать их использование как применение функционального инструмента.
Дата публикации: 14 октября 2004 г.