Наша компания осуществляет ремонт железнодорожных вагонов. Для этого мы закупаем соответствующие материальные ресурсы, в основном – запасные части. В процедуру «Управление несоответствующей продукцией» мы включили три раздела: «Управление несоответствующей продукцией в процессе производства», «Управление несоответствующей продукцией, выявленной у потребителя» и «Управление несоответствующими материалами».
При анализе документации СМК аудиторы сочли наличие последнего раздела критическим несоответствием, оформив это следующим образом: «Из процедуры «Управление несоответствующей продукцией» следует убрать управление несоответствующими материальными ресурсами, не прошедшими входной контроль, отделив это от управления несоответствующими услугами, относящимися к основной деятельности организации». Сами аудиторы поясняют данное решение следующим: «При входном контроле нет управления несоответствующей продукцией. Это может быть только в процессе производства».
Несоответствующая продукция, требующая управления в соответствии с положениями раздела 8.3 ИСО 9001:2000, охватывает не только то, что является результатом усилий самих сотрудников компании. К ней НЕОБХОДИМО относить и несоответствующие установленным требованиям исходные материалы, сырье и комплектующие. Это предопределено самой ЦЕЛЬЮ данного вида управления, а именно: предотвратить неумышленное (непреднамеренное, случайное) использование несоответствующих исходных материалов, сырья или комплектующих.
Если при закупке материальных ресурсов на входном контроле в них выявляются несоответствия, которые могут повлиять на обеспечение соответствия производимой продукции (или оказываемой услуги) установленным требованиям, то простая ЛОГИКА ЗАСТАВЛЯЕТ поступать с ними ТАК ЖЕ, как и с несоответствующей продукцией (несоответствующей услугой), выявленной в ходе производства (в ходе оказания услуги), а именно:
Та же логика заставляет вести и сохранять записи о характере несоответствий и всех последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения. Если же несоответствующие материальные ресурсы подвергаются исправлению, опять логично повторно проверить такие ресурсы для демонстрации соответствия требованиям.
Необходимость же осуществления всех указанных действий и является содержанием требований раздела 8.3 ИСО 9001:2000.
Конечно, сами конкретные действия по управлению несоответствующими материальными ресурсами, а также необходимые ответственность и полномочия относительно того, как поступать с несоответствующими материальными ресурсами, должны быть определены в документированной процедуре. Но это, как видно из письма, в данной компании было сделано.
Заключение: Управление несоответствующими материальными ресурсами входит в область применения требований раздела 8.3 ИСО 9001:2000. Как следует из письма, документированная процедура охватывает управление несоответствующими материальными ресурсами, поэтому никакого несоответствия (тем более критического) в данном случае нет. Аудиторы здесь неправы.
Необходимое дополнение к ответу. В поступившем вопросе затронута еще и другая очень важная проблема. Ее можно сформулировать следующим образом: «ОБЯЗАТЕЛЬНО ли ЛЮБАЯ документированная процедура должна быть ОДНОЗНАЧНО привязана к какому-то разделу ИСО 9001:2000?»
Давайте рассмотрим это на примере данной коллизии.
Допустим, что в ИСО 9001:2000 требования к управлению несоответствующими материальными ресурсами (сырьем, материалами, комплектующими и т.п.) действительно выделены в отдельный раздел, скажем, в раздел 7.4.4 «Управление несоответствующими закупками». Требования же к управлению несоответствующей продукцией или услугами, создаваемыми в ходе основной деятельности, по-прежнему содержатся в разделе 8.3 «Управление несоответствующей продукцией». Пусть для обоих случаев стандарт требовал бы наличия соответствующей документированной процедуры.
Поставим себя на место разработчиков СМК компании и зададимся следующим вопросом: «Это ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть две РАЗДЕЛЬНЫЕ процедуры»?
Давайте пойдем еще немного далее и спросим себя: «Эти процедуры, если они будут существовать раздельно, ОБЯЗАТЕЛЬНО при своем буквенно-цифровом (учетном) кодировании должны иметь ССЫЛКИ на 7.4.4 и 8.3 соответственно и описываться в Руководстве по качеству в разделах с номерами 7.4.4 и 8.3»?
Ответ на оба эти вопроса таков: «Нет, совсем не обязательно».
Если, как мы условились, наш «дополненный» стандарт 9001:2000 действительно требует наличия документированных ПРОЦЕДУР, то это означает, что данные процедуры должны «установить способ осуществления деятельности или процесса» (см. ИСО 9000:2000, п. 3.4.5). В наших случаях эти процедуры должны установить способы управления несоответствующими материальными ресурсами и несоответствующей продукцией. Но при этом стандарт НИГДЕ НИЧЕГО не говорит о том, в КАКОМ ИМЕННО ВИДЕ должны быть представлены и в КАКОМ МЕСТЕ должны содержаться эти процедуры. В нашем примере, в частности, эти две процедуры вполне МОГУТ БЫТЬ описаны в ОДНОМ документе, как это и сделала компания, задавшая вопрос. Важно лишь, чтобы СОДЕРЖАНИЕ каждой из указанных двух процедур охватывало соответствующие требования ИСО 9001:2000. И если это так, то претензию аудиторов о том, что эти процедуры оформлены не в раздельных, а в одном общем документе, следует рассматривать как НЕОБОСНОВАННУЮ ибо НИКАКИЕ требования ИСО 9001:2000 при этом НЕ НАРУШЕНЫ. Это разъяснение отрицательного ответа на первый вопрос.
Далее. При описании СМК в Руководстве по качеству номера разделов этого Руководства СОВСЕМ НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО должны соответствовать номерам разделов ИСО 9001:2000. Более того, именно такая ситуация часто имеет место при описании интегрированных систем менеджмента, построенных на основе как ИСО 9001:2000, так и других стандартов, например, ИСО 14001:2004 или OHSAS 18001:1999.
По этой причине и буквенно-цифровая кодировка процедур также может НЕ ИМЕТЬ НИКАКОГО отношения к номерам разделов ИСО 9001:2000. Например, указанные выше две процедуры могут получить учетные обозначения СТП 12345-2005 и МИ ОТК 01-01-2005 или какие-то другие, а ссылки на них могут быть в разделах Руководства по качеству, номера которых совсем даже не 7.4.4 и не 8.3.
Если же, сталкиваясь в ходе аудита с подобным «неудобством», аудиторы посчитают это несоответствием, то эту претензию также нужно рассматривать как НЕОБОСНОВАННУЮ, поскольку НИКАКИХ требований на этот счет ИСО 9001:2000 не содержит, следовательно, и нарушить в этом смысле чего-то НЕЛЬЗЯ.