Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2006, № 11

Поставленный вопрос в принципе затрагивает не одну, а две проблемы:

1. Кто в принципе может проводить аудит Генерального директора (далее для сокращения – ГД)?

2. Что именно может и должно быть объектом анализа при аудите ГД?

При этом уже первичный анализ ситуации показал: чтобы обоснованно разобраться с первой проблемой, необходимо вначале найти решение второй. Поэтому с нее и начнем.

Для дальнейшего рассмотрения упростим несколько эту задачу: будем считать, что при внутреннем аудите ГД в данной организации анализируется выполнение только тех требования ИСО 9001:2000, которые адресованы «высшему руководству организации» (хотя, в принципе,ГД может «оставить» ЛИЧНО за собой ответственность за реализацию ЛЮБОГО требования ИСО 9001:2000, и тогда анализировать надо будет выполнение этих требований тоже).

Все такие требования ограничены разделом 5 «Ответственность руководства», но, как оказывается, они далеко не одинаковы. Их можно разбить на три группы:

Первая группа. К ней относятся требования, которые внутри ФУНКЦИОНИРУЮЩЕЙ СМК для своей реализации НЕ ТРЕБУЮТ ПРЯМОГО участия ГД. Например, в повседневной деятельности по обеспечению того, «чтобы требования потребителя определялись и выполнялись с целью повышений его удовлетворенности» (раздел 5.2) НЕПОСРЕДСТВЕННО ГД может и не участвовать. Это значит, что получить доказательства выполнения этих требований в ходе интервью ГД может не представится возможным.

Более того, выполнение ряда требований этой группы НЕ МОЖЕТ быть в полной мере проанализировано в ходе интервью с ГД. Например:

• Проверку «доведения до сведения организации важности выполнения требований потребителя, равно как и законодательных и нормативных требований» - раздел 5.1.а), «доведения до сведения персонала политики в области качества» - раздел 5.3.г), «осуществления коммуникации по вопросам результативности СМК» - раздел 5.5.3, нельзя осуществить у ГД. Доказательную информацию по этим видам деятельности можно собрать только в подразделениях.
• Доказательства того, что «ответственность и полномочия определены и доведены до сведения соответствующего персонала организации» (раздел 5.5.1) можно получить, только анализируя соответствующие документы (положения, должностные инструкции и т.п.) и/или беседуя с сотрудниками.
• Проверку того, что входные данные для анализа функционирования СМК со стороны высшего руководства включают всю информацию, требуемую разделом 5.6.2, можно осуществить, только анализируя эти входные данные.
• И т.д.

Конечно, ГД может дать указание о сборе соответствующих документов у него в кабинете, но они будут служить доказательством не его ЛИЧНОЙ деятельности, а деятельности других сотрудников. Мы же говорим об интервью с Генеральным директором как таковым.

Вторая группа.К ней можно отнести те требования, доказательства выполнения которых со стороны ГД В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ МОЖНО получить вне рамок его прямого интервьирования, т.е. ЗАОЧНО. Например, именно таким образом можно установить,

• что политика и цели в области качества установлены, проведен анализ со стороны высшего руководства и обеспечено наличие необходимых ресурсов - требования раздела 5.1. б) – д);
• что политика в области качества включает обязательства соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества, создает основу для установления и анализа целей в области качества, доведена до сведения персонала и понята внутри организации – требования раздела 5.3.б) – г), и т.п.

Третья группа. К ней относятся такие требования, выполнение которых НЕ МОЖЕТ быть проанализировано без получения соответствующей информации непосредственно от ГД, в частности, без получения от него ответов на следующие вопросы (назовем их «вопросами, относящимися к личной ответственности ГД»):

• Каково предназначение организации и насколько оно, с точки зрения ГД учтено в формулировке действующей политики в области качества; сохраняет ли политика, с его точки зрения, свою пригодность на момент аудита (раздел 5.3)?
• Какова оценка ГД достаточности и результативности механизма установления целей в области качества для соответствующих функций (направлений деятельности) и уровней внутри организации (раздел 6.4.1)?
• В каких стратегических направлениях ГД видит необходимость и возможность развития СМК (раздел 5.4.2)?
• Как оценивает ГД выполнение представителем высшего руководства по системе менеджмента качества возложенных на него обязанностей (раздел 5.5.2)?
• Каковы оценки ГД возможностей для улучшений и потребности в изменениях в СМК, в том числе в политике и целях в области качества (раздел 5.6.1)?
• Насколько достаточной является для ГД информация, представляемая для анализа функционирования СМК, а также механизм/методика численной оценки СМК (если таковой имеется) для принятия аргументированного и взвешенного решения относительно пригодности, адекватности и результативности СМК (раздел 5.6.2)?

Если в данной организации ГД закрепил за собой лично ответственность за обеспечение соответствия СМК требованиям каких-то разделов ИСО 9001:2000 или за управление какими-то процессами СМК, то указанный выше перечень вопросов следует дополнить еще одним:

• Как ГД оценивает состояние дел и результативность механизма управления теми процессами СМК и теми видами деятельности в СМК, ответственность за которые он возложил на себя? (При этом отметим, что АНАЛИЗ СООТВЕТСТВИЯ всех этих процессов и видов деятельности требованиям ИСО 9001:2000, а также внутренним требованиям аудиторы могут провести и БЕЗ взятия интервью у ГД.)

Говоря в целом об особенностях этих трех групп требований, можно сделать следующий важный вывод: за исключением ограниченного количества требований, относящихся к третьей группе, свидетельства аудита по ВСЕМ ДРУГИМ требованиям раздела 5 внутренние аудиторы МОГУТ получить в ходе посещения ДРУГИХ мест и должностных лиц (а иногда только так и можно их получить). По этой причине, учитывая колоссальную загруженность ГД, при проведении у него внутреннего аудита МОЖНО и ЦЕЛЕСООБРАЗНО ограничиться обсуждением лишь перечисленных выше «вопросов, относящихся к личной ответственности ГД».

Теперь можно перейти к первой проблеме.

В письме поставлен вопрос о независимости внутренних аудиторов, поэтому рассмотрим, как его трактует Международная организация по стандартизации.

В ИСО 19011:2002 в разделе 4 «Принципы аудитирования» независимость аудита включена в число тех принципов, которые обеспечивают получение объективных и воспроизводимых заключений по аудиту. Для этого аудиторы «должны быть независимы от деятельности, которая будет подвергнута аудиту». Аналогичное требование присутствует и в ИСО 9001:2000 (раздел 8.2.2): «Аудиторы не должны проводить аудит своей собственной работы».

Как видно, ИСО акцент делает не на том, в какой иерархической связи находятся аудитор и аудитируемое лицо. Внутренний аудитор не должен принимать участие В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, которая подвергается аудиту.

Это означает, что если во время внутреннего аудита ГД все задаваемые ему вопросы будут касаться только тех видов деятельности, ответственность за выполнение которых ГД взял на себя ЛИЧНО, и в том объеме, который касается НЕПОСРЕДСТВЕННОГО участия ГД в этой деятельности, то это требование независимости, как его трактует ИСО, внутренними аудиторами НЕ НАРУШАЕТСЯ. Поэтому в ТАКОМ объеме внутренний аудит ГД может проводить ЛЮБОЙ внутренний аудитор, НЕ СМОТРЯ на то, что ВСЕ они являются ПОДЧИНЕННЫМИ ГД.

Вместе с тем, с данным выводом могут согласиться не все. Возможная аргументация моих оппонентов может опираться, в частности, на продолжение процитированного выше требования ИСО 19011:2002, а именно: аудиторы«должны быть… свободны от… конфликта интересов». Они могут рассуждать следующим образом: поскольку один из вопросов, который ДОЛЖЕН быть задан ГД, касается оценки деятельности именно «представителя руководства по качеству»^*), то это, вроде бы, порождает возможность «конфликта интересов», если такой вопрос прозвучит из уст этого самого «представителя».

На самом деле с этим нельзя согласиться. «Конфликт интересов» имеет отношение к ситуации, когда аудитор находится в зависимости от аудитируемого в анализируемой им области, и по этой причине «закрывает глаза» на некоторые недостатки, которые, в случае их оглашения, могут вызвать обоснованную отрицательную реакцию со стороны аудитируемого, иногда с серьезными последствиями.

Наиболее наглядным примером такого случая ситуация, когда лицо, консультировавшее какую-то организацию по вопросам создания СМК, после завершения работ приходит ее сертифицировать в качестве официального аудитора. В подобных случаях очень велик риск, что такой аудитор будет «закрывать глаза» на те недостатки в СМК, которые он, как консультант, «проглядел». Налицо «конфликт интересов» такого аудитора с данной организацией, поскольку он был ее консультантом. И чтобы его избежать, аудитор может стать необъективным. Именно поэтому запрещено включать в состав команды по аудиту лиц, которые консультировали данную организацию.

Что касается «представителя руководства по качеству», то находит он возможным просить ГД оценить его деятельность в этом качестве или не находит – вопрос не «конфликта интересов». Ведь какой бы ни была высказанная оценка ГД, ее НЕЛЬЗЯ СКРЫТЬ или УТАИТЬ от того же ГД.

Поэтому уместно или неуместно задавать вопрос о самом себе скорее относится к области морально-этических отношений и определяется главным образом уровнем внутрифирменной культуры и отношений. Для нас же в этом анализе более важным является то, что с точки зрения ИСО 19011:2002 ситуация, в которой «представитель руководства по качеству» в ходе интервью ГД попросит последнего оценить его деятельность по выполнению порученных ему функций, НЕ ЯВЛЯЕТСЯ «конфликтом интересов», а, значит, ДОПУСКАЕТСЯ.

Вместе с тем, с учетом именно морально-этических соображений представляется, что аудит ГД целесообразно проводить:

а) любым внутренним аудитором В ПРИСУТСТВИИ «представителя руководства по качеству», либо

б) командой из нескольких внутренних аудиторов, ОДНИМ ИЗ КОТОРЫХ является «представителем руководства по качеству».

Обратим внимание, что в любом случае во время интервью ГД участие «представителя руководства по качеству» не только целесообразно, а очень важно – хоть в качестве одного из внутренних аудиторов, хоть в качестве «представителя руководства по качеству». Почему?

Если попытаться использовать терминологию процессного подхода, то ГД – «владелец» СМК, а «представитель руководства по качеству» - ее «генеральный менеджер» или «управляющий». И те ответы, которые даст ГД на сформулированные выше «вопросы его личной ответственности», будут носить для «представителя руководства по качеству» не только и не столько информационный смысл, сколько актуализированный вариант формулировки (читай: постановки) стратегических целей по дальнейшему развитию СМК.

При этом особо необходимо подчеркнуть, что беседа внутренних аудиторов с ГД никак не уменьшает значение и не заменяет ПЛАНОВЫЙ анализ функционирования СМК, который должен проводиться в установленное время.

Заключение:

1. Учитывая загруженность Генерального директора, у него при проведении внутреннего аудита целесообразно обсуждать только те вопросы, ответы на которые может дать только он («вопросы, относящиеся к личной ответственности ГД»). Другие свидетельства в отношении закрепленных за ГД видов деятельности и процессов СМК не только можно, но и более целесообразно собирать в ходе посещения других подразделений и должностных лиц.

2. Все «вопросы, относящиеся к личной ответственности ГД» могут задаваться во время внутреннего аудита ГД любым внутренним аудитором, включая «представителя руководства по качеству», - нарушений принципа независимости в таких случаях я не нахожу.

ПРИМЕЧАНИЕ. Представляется, что термин «представитель руководства по качеству» (иногда «уполномоченный по качеству») не совсем точно отражает круг обязанностей, который возлагается на лицо, называемое в ИСО 9001:2000 «представителем руководства».

Давайте зададим себе вопрос: кем в организации является директор по кадрам?

Ответ: никем иным, как должностным лицом, являющимся «представителем/ уполномоченным ГД по кадрам», поскольку является лицом, УПОЛНОМОЧЕННЫМ Генеральным директором выполнять часть ЕГО руководящих функций, касающихся персонала: проводить предварительные переговоры, издавать приказы о приеме определенной категории сотрудников на работу (в частности, на рабочие должности), организовывать повышение квалификации, заниматься социальным страхованием и пенсионными делами, вести учет кадров и т.д.

Кем в этом смысле являются директор по финансам, по капитальному строительству и т.п.?

Ответ: должностными лицами, уполномоченными ГД выполнять часть его руководящих функций, относящихся к финансовой деятельности, к капитальному строительству и т.д., т.е. «представителем/уполномоченным по финансам», «представителем/уполномоченным по капитальному строительству» и т.д.

А директор по качеству? В этом смысле он по своей должности абсолютно аналогично является «представителем/уполномоченным ГД по вопросам качества», получив полномочия и неся ответственность за руководство соответствующими подразделениями, связанными с отдельными конкретными проблемами качества: отделом технического контроля, метрологической службой, заводской аналитической лабораторией, службой стандартизации, бюро надежности и т.д. Отметим, что директор по качеству выполнял эти функции ДО внедрения СМК, остается ответственным за них ПРИ ФУНКЦИОНИРУЮЩЕЙ СМК и будет отвечать за них, даже если СМК в организации завтра официально ОТМЕНЯТ!

Стандарт же говорит о другом лице – о том, которое получает от ГД полномочия и несет ответственность ЗА СИСТЕМУ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА. Данное лицо тоже является «представителем/уполномоченным ГД», но не по качеству, а по системе менеджмента качества.

Другими словами, более правильно говорить не об «уполномоченном или представителе высшего руководства ПО КАЧЕСТВУ», а об «уполномоченном или представителе высшего руководства ПО СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА».

И еще одна особенность «уполномоченного по СМК» - это признак не должности, а статуса. И в этот статус совсем не обязательно должен быть возведен именно директор по качеству.

Более того, в практике нередко встречаются компании, в которых вообще нет должности, эквивалентной директору по качеству (т.е. «представителю/ уполномоченному по качеству»). В них функции «представителя/ уполномоченного по СМК» возложены на других должностных лиц – директора по производству, вице-президента, коммерческого директора и т.п., которые тем самым в дополнение к своим основным обязанностям «представителя/ уполномоченного высшего руководства по производству» и т.п. получили статус «представителя/ уполномоченного от высшего руководства по СМК».

Представляется, что именно такой термин точно отражает круг их дополнительных полномочий и ответственности, указанных в разделе 5.5.2 ИСО 9001:2000.

P.S. Если бы меня пригласили быть консультантом по созданию СМК на базе ИСО 9001:2000, то я бы рекомендовал директору назначить своим «представителем по СМК» или «уполномоченным по СМК» в первую очередь его заместителя по экономике и финансам, во вторую очередь заместителя по работе с персоналом и только в третью очередь – заместителя по качеству.

Последнего же рекомендовал сделать руководителем проекта по разработке и внедрению СМК.

^{__________________}

^*)В примечании приведены комментарии автора по поводу данного термина.