В нашем отделе, отвечающем за сопровождение системы менеджмента качества, возник спор относительно того, являются ли записью наносимые на титульный лист документа его инвентарный номер и дата регистрации.
Несмотря на отсутствие конкретности в поступившем обращении, можно попытаться представить себе аргументы той стороны, которая присваивает «уголку» на документе, указывающему дату постановки его на инвентарный учет и присвоенный ему инвентарный номер, статус записи. Они, скорее всего, следующие.
1. Правилами управления документами в организации установлен порядок регистрации утвержденных документов путем постановки их на инвентарный учет. Свидетельством осуществления этого является присвоенный документу его уникальный инвентарный номер и ссылка на дату такого присвоения.
2. Эти данные отражаются (фиксируются) на титульном листе зарегистрированного документа и его копиях, тем самым являясь свидетельством осуществленной деятельности по его регистрации.
3. Тогда, обратившись ко второй части определения, данного в ГОСТ Р ИСО 9000 — 2015 [1, п. 3.8.10], мы должны сделать вывод: это — запись.
Таковы «козыри» этой стороны.
Вместе с тем, оценивая приведенные аргументы с методической точки зрения, с ними согласиться нельзя. Для пояснения этого нам следует обратиться именно к определению записи. В оригинале — ISO 9000:2015 оно выглядит так:
• record — document stating results achieved or providing evidence of activities performed [2, п. 3.8.10].
В переводе автора:
• запись — документ, отражающий (указывающий, заявляющий, сообщающий) достигнутые результаты или предоставляющий (содержащий) свидетельства осуществленной деятельности.
ГОСТ Р ИСО 9000—2015, несмотря на его не совсем адекватный в техническом смысле перевод первой части определения1, в целом правильно передает смысл оригинального текста, представляя его в следующем виде:
• запись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности [1, п. 3.8.10].
Теперь, отталкиваясь от этих определений, давайте проанализируем вначале обоснованность приведенных выше аргументов, а затем и описанную в письме ситуацию в принципе.
О приведенных аргументах
Из определения записи следует, что они бывают двух видов. Записи первого вида отражают достигнутые результаты. Их примерами являются:
К записям второго вида относятся те, которые подтверждают осуществление той или иной деятельности. Их примерами являются:
Сравнивая эти два вида записей, нельзя не согласиться, что любой достигнутый результат, отраженный в записях первого вида, конечно же, является итогом соответствующей ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (в наших примерах — деятельности по прохождению обучения и подготовки, проведению измерений и оценке соответствия), но при этом СОДЕРЖАНИЕ этой деятельности в таких записях обычно НЕ ОПИСЫВАЕТСЯ. Тогда как в записях второго вида информация о содержании осуществленной деятельности является обязательной и, более того, составляет СУТЬ записи, призванной отразить завершившиеся действия и сопутствующие им обстоятельства (участников осуществленной деятельности, время, даты, наименования документов и т. д.). В наших примерах — это факт и обстоятельства приема-передачи смены, ознакомления конкретного сотрудника с документом, проведения инструктажа.
Очевидно, что информация о дате регистрации документа и присвоенном ему инвентарном номере относится к записям первого, а не второго вида, как это указано выше представителями одной спорящих сторон в качестве ключевого аргумента. Ибо они отражают лишь конкретный результат регистрации, при этом ничего не говоря ни о том, КАК это делалось, ни КЕМ и ПРИ КАКИХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ это делалось, и т. д.
По этой причине ссылка на то, что обсуждаемая информация должна быть отнесена к записям, ибо является «свидетельством осуществленной деятельности по регистрации документа», является безосновательной: указанная информация свидетельством ЭТОГО приведенные аргументы в данном случае не работают.
Но это не самое главное. Приведенные «козыри» не могли быть признаны в качестве аргументов даже в том случае, когда упомянутая сторона отнесла бы нанесенные на титульный лист данные о регистрации документа не к «свидетельствам осуществленной деятельности», а к свидетельствам, «отражающим результаты». И вот почему.
Во-первых, представляется очевидным, что под документом в приведенных выше определениях «записи» понимается ПЕРВИЧНЫЙ официальный документ-носитель, в который вручную или с помощью других (в том числе электронных) средств оформления документов самый первый раз вносится информация, являющаяся сутью соответствующей записи.
В нашем случае результатомрегистрации того или иного документа будет как минимум информация о присвоенном ему инвентарном номере и дате регистрации в привязке к его точному наименованию, номеру редакции, дате утверждения, утвердившему лицу и другим реквизитным позициям. А документом, ВПЕРВЫЕ отражающим эти и другие аналогичные результаты (и поэтому, исходя из определения, являющимся документом-записью), будет заполняемый по установленной форме «Журнал регистрации документов» или что-то похожее.
Во-вторых, исходя из того, что фиксируемая в качестве установленной записи информация будет использоваться в будущем для принятия определенных решений, организации просто необходимо заранее установить ТРЕБОВАНИЯ как к составлению соответствующих первичных документов-записей, так и к использованию заносимой в них информации.
В том числе:
Форму любого документа-записи, а также порядок фиксации в нем соответствующей информации и ее последующего ПРИМЕНЕНИЯ устанавливает организация, а соблюдение всех ЭТИХ правил проверяется во время аудита системы, включая внутренний. В том числе проверяется соблюдение правил ПЕРЕНОСА информации, содержащейся в ПЕРВИЧНОЙ записи, в ДРУГИЕ документы. Применительно к нашему случаю это — проверка соблюдения правил переноса соответствующих регистрационных данных из, например, «Журнала регистрации документов», на титульный лист утвержденного документа в виде соответствующего «уголка», включая проверку соблюдения правил, относящихся к тому кто, когда и как должен был оформить данный «уголок» на документе или его копиях.
Таким образом, перенос информации о регистрационном номере и дате регистрации на титульный лист документа является одним из действий по ИСПОЛЬЗОВАНИЮ/ ПРИМЕНЕНИЮ уже созданной и ИМЕЮЩЕЙСЯ записи, а не действием по ее СОЗДАНИЮ. САМОЙ же записью в этом случае является информация о регистрации, зафиксированная по установленной форме в соответствующем документе, например, в указанном выше «Журнале…».
Поэтому, говоря по существу, инвентарный номер документа и дата его присвоения, наносимые на его титульный лист, НЕ ЯВЛЯЮТСЯ записью. Это — лишь ЧАСТЬ информации из оригинальной регистрационной записи, позволяющая вместе с другими реквизитными позициями на титульном листе документа точно и однозначно его идентифицировать. Документом же, отражающим результат регистрации (т. е. являющимся собственно записью), является «Журнал…» или аналогичный ему документ с данными о соответствующей инвентаризации.
Примером, иллюстрирующим сказанное, является ссылка в личном деле инженерно-технического сотрудника на полученное им высшее образование: наименование вуза, номер и дата выдачи диплома, присвоенная квалификация. Такая информация будет ничем иным, как информацией-выпиской, взятой из его диплома — оригинала или соответствующей копии. Но при этом очевидно, что ПЕРВОНАЧАЛЬНОЙ, ИСХОДНОЙ записью (т. е. документом, ОТРАЖАЮЩИМ результат обучения в вузе) можно считать только оформленный в установленном порядке САМ диплом сотрудника, из которого некоторые данные по установленным правилам были ПЕРЕНЕСЕНЫ в его личное дело. Кроме того, понятно, что данная запись (т. е. диплом) в своем исходном и установленном для нее виде была создана, или «рождена», гораздо раньше внесения этой информации в личное дело, и самим вузом, а совсем не работником кадровой службы. Поэтому САМУ ПО СЕБЕ информацию о высшем образовании в личном деле сотрудника ЗАПИСЬЮ по этому вопросу считать нельзя.
Другой вопрос, что личные дела сотрудника САМИ ПО СЕБЕ могут иметь установленный организацией статус особых первичных ЗАПИСЕЙ. В этом случае ГОСТ Р ИСО 9001—2015 требует, чтобы организация установила и соблюдала требования к ведению и управлению такими записями. Но — и это надо четко понимать — установила и соблюдала требования применительно именно к ЭТИМ записям (к личным делам сотрудников в их ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ, а не по отношению только к свидетельству об образовании), а не к диплому, являющемуся САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ записью.
Возвращаясь же к рассматриваемой ситуации, интересно обратить внимание на то, что титульный лист оригинала документа, в случае наличия на нем (кроме различных идентификационных данных, включая инвентаризационный номер) свидетельств положительных результатов его согласования, проверки и утверждения в виде оригинальных подписей уполномоченных лиц с указанием их ФИО, должностей и дат простановки этих подписей, по своему статусу ЯВЛЯЕТСЯ самой настоящей первичной записью в полном соответствии с ее определением. Применительно к ТАКИМ свидетельствам это — запись первого вида.
В приведенном споре выигравшим следует считать тех, кто НЕ ОТНОСИТ регистрационные реквизиты документа, указываемые на его титульном листе, к категории записей. СОБСТВЕННО записью в данном случае является документированная информация о регистрации какого-то документа, ПЕРВОНАЧАЛЬНО зафиксированная в соответствии с установленным для этого порядком в документе установленной для этой записи формы.
Перенесение же (в том или ином объеме) этой официально созданной и поставленной под управление записи на титульный лист соответствующего документа является лишь одним из действий по ПРИМЕНЕНИЮ этой записи в виде ее полной или частичной копии.
1. Документ в общем случае не может СОДЕРЖАТЬ достигнутые результаты, а может их только ОТРАЖАТЬ.
2. На самом деле положений, касающихся управления записями, гораздо больше [3].
1. ГОСТ Р ИСО 9000—2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
2. ISO 9000:2015. Quality management systems. Fundamentals and vocabulary.
3. Качалов В.А. О проблемах управления записями на основе требований международных стандартов на системы менеджмента // Методы менеджмента качества. 2012. № 3. С. 12—17; № 4. С. 22—29.