В ходе инспекционного аудита СМК нашей организации на соответствие требованиям ГОСТ ISO 9001–2011 аудитор, не принимавший участие в состоявшемся год назад сертификационном аудите, при рассмотрении протоколов приемосдаточных испытаний выпускаемых организацией приборов зафиксировал в качестве несоответствия по п. 8.2.4 следующее: «В протоколах приемосдаточных испытаний отсутствует информация о средствах измерения, которые применялись при проведении испытаний».
Мы считаем, что данное решение аудитора неправомерно, так как установленная нашим внутренним стандартом и согласованная с потребителем (представителем заказчика) форма протокола не предусматривает указания таких средств измерений. При этом в нем в обязательном порядке должна быть ссылка (и в проанализированных аудитором протоколах она имелась) на документ, устанавливающий правила проведения испытаний (технические условия на прибор или программа и методика испытаний) и определяющий, в том числе, средства измерения, используемые для проверки той или иной характеристики.
Мы также обратили внимание аудитора на то, что годом ранее при проведении сертификационного аудита в ходе ознакомления аудитора с аналогичными протоколами никаких несоответствий выявлено не было.
Однако наши доводы аудитор не учел: было оформлено несоответствие, и пришлось вводить в стандарт организации, по нашему мнению, совершенно ненужное изменение.
Для анализа описанной коллизии необходимо В СОВОКУПНОСТИ учесть два обстоятельства.
Первое. К деятельности по осуществлению приемосдаточных испытаний продукции при наличии внедренной СМК действительно применимы требования п. 8.2.4. И там однозначно и ИСЧЕРПЫВАЮЩИМ образом указано, КАКИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ с точки зрения стандарта записи при этом должны вестись. Они касаются всего двух фактов:
1) свидетельств соответствия продукции критериям приемки;
2) указания лиц(а), санкционировавших переход к следующей стадии процесса создания продукции.
НИКАКИХ требований о ведении записей относительно чего-то другого, в том числе о фиксировании средств измерений, применявшихся при мониторинге и измерениях продукции, в этом разделе ГОСТ ISO 9001–2011 нет. По этой причине САМО ПО СЕБЕ отсутствие в протоколах испытаний данной информации НЕ ЯВЛЯЕТСЯ несоответствием требованиям п. 8.2.4.
Однако исходя ТОЛЬКО из этого окончательное аудиторское заключение сделать нельзя. Прежде надо рассмотреть и оценить второе обстоятельство, связанное с тем, что ведение записей при осуществлении контроля продукции (в том числе во время приемосдаточных испытаний) МОЖЕТ быть требованием заказчика и/или соответствующих нормативно-правовых актов. В таких случаях отсутствие установленных записей аудиторы не только вправе, но и ОБЯЗАНЫ зафиксировать как несоответствие. Весь вопрос в том, к КАКОМУ пункту стандарта это несоответствие отнести. Но ответить на него совсем нетрудно.
Согласно п. 7.2.1 организация должна определить наличие или отсутствие таких специфических требований в процессе анализа требований, относящихся к продукции. И если они имеются (аудиторы должны об этом знать), но не выполняются потому, что организация их НЕ ВЫЯВИЛА, — должно быть зафиксировано несоответствие по данному пункту стандарта, например, в следующем виде: «Организацией не выявлены требования заказчика (или соответствующего нормативно-правового акта), касающиеся обязательности ведения записей средств измерений, применявшихся при проведении приемосдаточных испытаний продукции».
Если такие требования существуют и организация о них знает, однако записи не ведутся потому, что не входят в специальный перечень и никому не было поручено их вести, должно быть зафиксировано несоответствие требованиям п. 7.1.d, например, в следующем виде:
«Организация не включила записи, требуемые заказчиком (или соответствующим нормативно-правовым актом), в перечень записей, необходимых для доказательства того, что изготовленная продукция отвечает установленным требованиям».
И, наконец, если организация добавила указанные записи в перечень записей, которые соответствующие лица обязаны вести, но они этого не сделали из-за своей безответственности или по недопониманию, это должно быть зафиксировано как несоответствие по п. 8.2.4, например, так: «В организации не обеспечено ведение записей, требуемых заказчиком (или соответствующим нормативно-правовым актом) в качестве доказательства того, что изготовленная продукция отвечает установленным требованиям».
Если анализировать содержание письма, однозначно можно сказать, что у ЗАКАЗЧИКА никаких требований фиксировать применявшиеся в ходе приемосдаточных испытаний средства измерений не было. А о НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ ТРЕБОВАНИЯХ никакой информации в описании ситуации нет.
По этой причине ответ на данную коллизию может быть вроде бы только таким:
1. Если какие-либо нормативно-правовые акты, обязывающие вести обсуждаемые записи, действительно отсутствуют, то никаких оснований для оформления указанного несоответствия у аудитора не было, поскольку НИЧЕГО не было нарушено. В этом случае позицию организации о неправомерности несоответствия следует признать правильной и обоснованной.
2. Если такие нормативно-правовые акты есть, а записи не велись, то это МОЖЕТ служить основанием для фиксирования несоответствия, но только В ПРИНЦИПЕ. Аудитору нужно было ТОЧНО выявить все сопутствующие обстоятельства и оформить несоответствие ПРАВИЛЬНО (см. разъяснения выше), поскольку в его формулировке оно с методической точки зрения является НЕОБОСНОВАННЫМ. Однако и признать позицию организации правомерной в этом случае нельзя.
В общем случае оба варианта имеют право на жизнь.
Однако в письме есть прямые признаки того, что второй вариант в данной ситуации места НЕ ИМЕЛ. Подсказка этого содержится в попытке найти ответ на второй вопрос относительно результатов сертификационного аудита, а именно:
Внимательный читатель возразит, что они могли быть на момент инспекционного аудита. На это автор ответит следующим: как и в случае с компетентностью аудитора, проводившего сертификационный аудит, нет никаких оснований изначально ставить под сомнение честность авторов письма и обвинять их в том, что они сознательно утаили факт существования указанных нормативно-правовых актов в момент инспекционного аудита. Следовательно, таких актов ДЕЙСТВИТЕЛЬНО не было не только в период сертификационного, но и в период описанного инспекционного аудита. Итог: никаких требований о ведении рассматриваемых записей не существовало ни во время сертификационного, ни во время инспекционного аудита.
Суммируя все вышесказанное, можно сделать принципиально важное заключение: ни в п. 8.2.4.е ГОСТ ISO 9001–2011, ни со стороны заказчика, ни в каких-либо действующих на момент проведения инспекционного аудита нормативно-правовых актах НИКАКИХ требований о ведении указанных записей НЕТ.
По этой причине выявленный в ходе инспекционного аудита факт отсутствия обсуждаемых записей САМ ПО СЕБЕ не может быть признан СВИДЕТЕЛЬСТВОМ аудита, потому что НЕТ НИКАКИХ критериев, по которым он может быть проанализирован на предмет соответствия или несоответствия. И, следовательно, нет никаких оснований для классификации этого факта как несоответствия. Отсутствие обсуждаемых записей НИЧЕГО не нарушает.
Несоответствие аудитором оформлено НЕОБОСНОВАННО.
Отсюда и ответ на заданный в письме вопрос: в отличие от позиции аудитора, позицию организации, считающей зафиксированное несоответствие неправомерным, автор признает правильной и обоснованной.
В данном случае имеет смысл оценить не только действия аудитора, но и то, КАК (судя по письму) повела себя организация, когда аудитор сформулировал, документально оформил и официально предъявил ей такое ничем не обоснованное «несоответствие».
По этому вопросу автор уже высказывался в ходе анализа целого ряда предыдущих «коллизий», поэтому здесь он позволит высказать свое мнение всего двумя фразами: «Если организация уверена в ошибочности решения аудиторов, а они аргументов организации не признают, она имеет ВСЕ ПРАВА не согласиться с их решением, письменно оформить это несогласие как аргументированную ПРЕТЕНЗИЮ и направить ее на рассмотрение в орган по сертификации. И до итогов рассмотрения своей претензии никаких изменений в свою деятельность она имеет полное право НЕ ВНОСИТЬ».
В данном случае аргументы организации были методически безупречны, поэтому орган по сертификации ОБЯЗАН БЫЛ БЫ встать на ее сторону и снять это несоответствие. Тогда не пришлось бы вносить в стандарт никаких «ненужных изменений». Более того, поддержка органа по сертификации ОФИЦИАЛЬНО подтвердила бы недостаточную компетентность аудитора, что дало бы организации весомые основания для наложения вето на его участие в аудитах своей СМК в будущем.
Аудиторов не надо бояться, ведь это ВЫ их нанимаете, и поэтому ВПРАВЕ требовать от них четких, методически логичных и понятных заключений.