Просим вас разрешить спор, который возник у нас во время внутреннего аудита планово-договорного отдела нашей компании.
Внутреннему аудитору в ответ на его просьбу было выборочно представлено несколько заключенных договоров с заказчиками. После положительных результатов их анализа на предмет своевременности и полноты согласованности с соответствующими службами и должностными лицами аудитор попросил познакомить его с правилами, которые должны быть установлены для управления договорами как записями, и продемонстрировать, как эти правила соблюдаются. Его запрос вызвал у нас недоумение, поскольку мы никогда не считали договоры записями и никаких правил управления ими как записями не устанавливали.
В ответ на нашу просьбу прояснить свою позицию, аудитор заявил, что эти документы содержат в себе информацию, являющуюся исходными данными для определения результативности СМК с точки зрения выполнения требований заказчиков, и поэтому должны рассматриваться как записи.
Мы с его позицией не согласились и обратились в наш Отдел системы менеджмента качества, но там, к нашему удивлению, мнения по этому вопросу разошлись.
Проблемы управления записями подробно рассмотрены мною в статье «О проблемах управления записями на основе требований международных стандартов на системы менеджмента»(см. ММК, 2012, № 3–4). Опираясь на изложенные там соображения, можно уверенно сказать, что внутренний аудитор и все, кто придерживается его точки зрения, были не правы: заключенные договоры записями НЕ ЯВЛЯЮТСЯ.
Те, кто утверждает обратное, совершают (говоря словами упомянутой статьи) ошибку второго вида. Аргументы в пользу этого заключения следующие.
Первое. Для организации-исполнителя работ по заключенному договору его содержание является «заданием на работу». Другими словами, договоры являются документами ПРЕДПИСЫВАЮЩЕГО характера, а предписания в связи с теми или иными обстоятельствами могут подвергаться изменениям.
Для организации-исполнителя работ по заключенному договору его содержание является «заданием на работу». Другими словами, договоры являются документами ПРЕДПИСЫВАЮЩЕГО характера, а предписания в связи с теми или иными обстоятельствами могут подвергаться изменениям.
Именно поэтому у заключенных договоров есть одно очевидное НЕОТЪЕМЛЕМОЕ свойство: любой из них В ПРИНЦИПЕ может быть в будущем ИЗМЕНЕН (конечно, до завершения его исполнения). Притом в любой его нереализованной части. Весь вопрос — в согласии подписавших его сторон. И неважно, в какой юридически значимой форме это будет сделано. Важно, что, если это произойдет, далее на исполнении будет уже ДРУГОЙ договор.
А это означает, что договор (цитируя ту же статью) — это «документ — не запись СМК», ибо «документ — запись СМК» менять НЕЛЬЗЯ. Подобно тому, как принимаемые законы тоже являются «документами — не записями», поскольку их, в отличие от «документов — записей» МОЖНО менять, чем и занимается наша Государственная Дума.
Второе. Любой договор после своей реализации, т. е. выполнения работы, подтвержденного соответствующими актами с заявлениями об отсутствии претензий, В ПРИНЦИПЕ, может быть УНИЧТОЖЕН — если только его не оставляют в качестве некоего исторического документа или должны хранить некоторое время в связи с законодательными требованиями.
Любой договор после своей реализации, т. е. выполнения работы, подтвержденного соответствующими актами с заявлениями об отсутствии претензий, В ПРИНЦИПЕ, может быть УНИЧТОЖЕН — если только его не оставляют в качестве некоего исторического документа или должны хранить некоторое время в связи с законодательными требованиями.
Обратим на это обстоятельство особое внимание: оригиналы юридически закончившихся договоров могут сохранять либо ДЛЯ ИСТОРИИ, либо в соответствии с ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫМИ ТРЕБОВАНИЯМИ. Но не в связи с функционированием СМК, ибо после потери своей юридической силы договоры перестают быть «предписывающими документами» и становятся лишь историческими материалами, НИКАК не влияющими на продолжающуюся после того деятельность СМК.
Аналогом здесь может служить любая СТАРАЯ редакция любой процедуры СМК, замененная новой редакцией. Ее можно хранить, но только ДЛЯ ИСТОРИИ. На дальнейшее функционирование СМК она уже влиять не может.
А как же быть, спросит упомянутый в письме внутренний аудитор, в отношении договоров, включающих в себя гарантийные обязательства со стороны исполнителя работ. В этом случае, как известно, в стандарте ISO 9001:2008 (примечание к п. 7.2.1) деятельность по выполнению гарантийных обязательств рассматривается как деятельность после поставки. И тогда получается, что уже выполненный договор должен храниться до истечения гарантийного срока В СВЯЗИ с деятельностью по п. 7.5.1.f ISO 9001:2008, т. е. в связи с функционированием СМК.
Однако и здесь вопрос решается не в пользу этого мнения, поскольку ДО ИСТЕЧЕНИЯ СРОКА гарантийных обязательств ЮРИДИЧЕСКОЕ действие таких договоров НЕ ЗАКАНЧИВАЕТСЯ. Но зато сразу же ПОСЛЕ этого срока подобные договоры становятся юридически ничтожными и превращаются в точно такие же простые исторические факты, как и все остальные.
Таким образом, в общем случае активная фаза жизненного цикла договоров после реализации заложенных в них «заданий исполнителю» и признания этого со стороны заказчика заканчивается. Если их содержание и нужно будет когда-то кому-то в будущем, то НЕ В СВЯЗИ с необходимостью использовать данную информацию для выработки тех или иных решений, касающихся СМК.
Все перечисленное также является признаком того, что договоры — это «документы — не записи СМК», ибо «документы — записи СМК» после появления, наоборот, только начинают свой жизненный путь и, В ПРИНЦИПЕ, должны определенное время СОХРАНЯТЬСЯ, поскольку несут в себе ценную информацию относительно достигнутых в области менеджмента качества (читай: в области применения СМК) результатов или свидетельств осуществленнойв области менеджмента качества деятельности (см. определение записи в п. 3.7.6 ISO 9000:2005). В тексте же юридически закончившихся договоров ТАКОЙ информации просто-напросто НЕТ.
Совсем иное дело, если мы будем говорить о РЕЗУЛЬТАТАХ исполнения договоров. Они (как положительные, так и отрицательные), КОНЕЧНО ЖЕ, должны быть учтены при проведении анализа функционирования СМК и выработки решений, направленных на ее улучшение. Скорее всего, именно
это имел в виду внутренний аудитор. Но заметим: для анализа нужен не сам договор, а РЕЗУЛЬТАТЫ его выполнения. Зафиксированные по установленной форме, они — вне сомнения — являются записями СМК, причем — «по определению».
Заключение. С момента своего подписания и до истечения юридической силы любой договор для исполнителя работ является «заданием на работу», т. е. носит предписывающий характер, который может быть по ходу работ изменен.
С момента своего подписания и до истечения юридической силы любой договор для исполнителя работ является «заданием на работу», т. е. носит предписывающий характер, который может быть по ходу работ изменен.
После истечения юридической силы договоры могут сохраняться (естественно, лишь в качестве переставших действовать документов), но основания для этого никак не связаны с необходимостью обеспечения результативного функционирования СМК после прекращения действия договора. В таких случаях для целей анализа и улучшения СМК могут быть использованы лишь результаты исполнения договоров.
По этим причинам сам заключенный договор как таковой ни после истечения его юридической силы, ни (тем более) на стадии его исполнения записью СМК не является.